ToDoアプリ Things の凄さを再確認

2010年から使い始めた ToDoアプリ Things その凄さを再確認したので、ここにもう一度記載しておこうと思います

最近はiPhoneのThingsアプリで音声入力して、誤変換された部分のみを手動で修正しているので、TO DO入力が格段に早くなりました


以前書いたブログ・エントリーをまるっと転載します


❒ 以下転載

今年使い始めたmac用のソフトの中でもう手放せないと思っている TO DO 管理ソフト Things 以前もエントリーを書きました

iPhone版を購入して、iPhone iPadへ入れて、macと同期して使っています

mac版のThingsを立ち上げ、iPad版 iPhone版も起動して、環境設定からモバイルディバイスと同期を選ぶと
、mac版、iPad版 iPhone版が相互に同期されます
それぞれ起動したままにしていると、環境設定から同期を選ばなくとも、自動同期されます

macからの方がキーボードでガンガンTO DO内容を打ち込んで、同期させたiPad iPhoneを持ち歩き 外出先だも、どんどんTO DOを追加したり、済んだものはチェックを入れて、ログブックに終了済みとして毎晩0時に移動されるので、煩い作業が少なくて済みます

また、思い浮かんだTO DOを表示期限を設定しておけば、必要の日の当日や前日などに表示されるように設定が出来、それまでは他、いちいちいろいろなスケジュールに振り回される事なく、他の作業に集中出来るメリットがあります

簡単に同期されます



iPad版、iPhone版がありますが、iPhone版を買っておけば、iPad版、iPhone版のどちらでも同時使用が出来るので、イイかもしれません ただ、持ち歩き先でTO DOをドンドン更新したりするには、iPad版も有ったほうが良いのかもしれませんが、今のところiPhone版で事足りています  とにかく、これはイイですね


以前書いた、エントリーを再掲載します


以前のエントリーでmac用 TO DO管理ソフト Things の導入についての経緯を書いてみたのだけれども、14日間使いい続けて、ムチャクチャ良い事が判った。

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とにかく頭に浮かんだ事をThingsに書き込んで頭の中から吐き出して、それを客観的に眺めて、TO DOの優先順位を付けて、それをこなして行く。

これって、TO DOとの違いはあるけどもBiND4を創ったデジタルステージの平野社長のUSTREAM放送、ウェブコンポーザー学校USTの中でアイデアをドンドンポスト・イットに書いて貼っていこう、それを客観的の眺めて、似通ったものは集めてグループ化して、違うと思ったモノはどんどん捨てていこうと言われていた事をソフトの中でこなしているような感じだ

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やり終えたものにチェックを入れておくと、日付が変わった時にログブックに放り込んで、こんな事をこなしたと後から、振り返る事も出来る もっとも過去なんか振り返っている時間なんか無く、頭に浮かんだやるべき事がどんどんThingsへ書き込まれて行くのでそれを次々にこなしていく  

朝起きたらmacの電源を入れるとThingsが立ち上がるように設定して、その項目をざっと眺めて、またその日にこなすべき事の優先順位をつけて行くことが日課になった 

また、あらかじめやるべきことの日付が決まっていれば、日付設定をしておけば、前の日まで、その事を頭からスッカリ忘れていて、他の作業をこなす事に専念出来ていても 必要な日にTO DOとしてその日のやるべきことに表示されるはの、とても便利だ

すっかりThingsが手放せない状態になった。 これは、今年導入したソフトの中でもツボにはまったソフトです

これはいいですね










mac app storeからも直接買えますね





こうなってくると、macを見るよりも常に持ち歩いて、TO DO チェック出来た方がより便利だとの思いがどんどん強くなった


Thingsには、iPhone版もiPad版もある事が判り、早速導入をする事にした
ただ、iPhone版はiPadに互換されるが、iPad版はiPhoneに互換されないので、どちらを導入した方が使い勝手が良いのか、あるいは両方導入してデータリンクさせた方がいいのがちょっと熟慮中です



Things for iPad


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iPhone iPod Touch 版のThings

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追記:
現在ThingsはThings cloudのサービスを提供していて、iPhoneで買いたり、macで書いた内容は、cloud経由で各ディバイスで共有されます 以前のようにUSBケーブルで接続しなくても Thingsに書き込んだとほぼ同時にwifi 3G回線などでThings cloudにアップされて同期されます



もう一回、Things macのおさらい

□概要

Thingsは、「ToDo*」を洗練された手法と美しいグラフィックス、そして簡単なアクションで管理できるツールです。タグやエリア、インテリジェントなフィルター機能を使って、柔軟なToDo管理が可能です。Mac OS X 10.5 Leopardライクなソースリストにより、確認したいアイテムを素早く簡単表示。洗練されたインターフェースにより、簡単に実行できます。

近年、個人の生産効率の向上を求めるライフハック(Lifehack)の分野で大きな注目を集めている手法に、GTD(Getting Things Done)があります。GTDとは、デビッド・アレン(David Allen)氏によって提唱されたToDo管理の手法です。気になることや、やるべき仕事など、忘れたくないことの全てを一旦頭の中から外に出すことによって、思考をクリアにし、目の前の仕事に集中することで効率を高める整理術です。しかしながら、GTDを厳密に運用していくことは、初めての方にとって、取りつきにくい印象があることも否めません。

Thingsは、GTDの考えを取り込みながら、親しみやすく、入門しやすいように開発されています。手順をシンプルにデザインしているため、すぐに使い始めることができ、また、使い続けることがとても容易です。

*ToDo:やるべきことや忘れてはならないこと


□3つの主要機能でToDo管理を達成

やるべき仕事”がせいぜい20か30種類の時には、単純なToDoリストでも間に合いますが、現実にはToDoは山ほどあり、毎日「どれを先に片付けて」「どれを後回しにするか」を決定しなければなりません。

Thingsは、このような決定を簡単に記録でき、今すぐ片付けるべきであるToDoに集中できるように設計されています。Thingsは、次の3つの主要な機能によってToDoを管理し、効率的に仕事をこなしていくための有効な支援ツールとなります。

フォーカスリスト
ToDoを「今日」「次」「予定済」「未定」などのリストに割り当てることにより、ToDo毎に現在のコミットメントレベルを明確にさせることができます。
タグ付け
タグを割り当てることでToDoにメタデータを付加し、大量のToDoリストを“効率的に管理可能なサイズ”に縮めることができます。タグの種類には、「プライベート」「雑用」「高」「中」「低」「15分」「1時間」「Easy」「チャレンジ」などがあらかじめ用意されており、任意のキーワードも自由に追加することが可能です。(GTD的にToDo管理をおこなう場合、このメタデータを使用して「コンテキスト(場面)」「プライオリティ」「時間または労力」などの要素をタグ付けすることは、大変有効です)
プロジェクト及びエリア(責任範囲)
複数のToDoをプロジェクトまたはエリア(責任範囲)という括りで管理することができます。それぞれのプロジェクト及びエリアは任意の名称で作成でき、必要に応じて表示/非表示を切り替えることが可能です。


□高い操作性

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a. 使いやすいソースリスト
Leopardライクなソースリストですので、ビューモードの切り替えやフィルターの使い方に頭を悩ます必要はありません。
b. 便利なタグバー
現在表示中のToDoリスト内で使用されているタグだけが表示されます。現在表示されているリスト内の全てのToDoが同じタグを共有している場合、絞り込みをおこなっても変化はありませんので、そのタグは表示されません。タグバーにタグが表示されている場合は、そのタグでの絞り込みの結果が現在のリストのサブリストに表示されています。
c. ToDoをグループ管理
ToDo管理を「プロジェクト」毎、あるいは「エリア」毎に分けて整理します。
d. 不要なカラムは非表示
複数のToDo、タグ、ノート、日付の項目がありますが、これらの情報は必要があるものだけが表示されます。空白部分や関連のないカラムは表示しませんので、必要な面積はわずかで済みます。
e. クイック入力HUD
HUD(半透明なクイック入力ディスプレイ)を使えば、思いついたアイディアをすぐに入力できます。


□強力な機能

備忘録として
「今日」により、今日自分がおこなうべきアイテムの情報が自動的に集められ、表示されます。
繰り返しToDo
所定の期間で繰り返し実行したい仕事が存在する場合は、繰り返しToDoを作成します。例えば、火曜日と土曜日に毎週おこなうことや毎月の末日におこなうことであれば、リピート機能が使えます。
開始日を通知
予定日が分かっている場合や、ある特定の日までその仕事が開始できない場合のToDoには、「予定済」を使います。忘れていた仕事のスケジュールでも、その特定の日が来た際にThingsが教えてくれます。
検索機能
絞り込みと検索を使用して、ライブラリ全体から関連のあるToDoを即座に探します。
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期限
全てのリストは期限毎に簡単にフィルタリングしてソートできます。

ドックバッジ
いくつの仕事がまだ終わっていないかをドック上のこのバッジで確認できます。
※Mac OS X 10.5以降が必要。

ノートと参照
メモとして入力したテキストに加え、ローカルファイル/Webサイト/Eメールメッセージへのハイパーリンクも含めることができます。
※EメールへのリンクはMac OS X 10.5以上が必要
タグ
タグを使えば、「コンテキスト(場面)」「プライオリティ」「労力」「時間」などの情報(メタデータ)を、思いのままに付加することができます。
プロジェクト
プロジェクトが多数に渡ってしまった場合には、必要に応じてプロジェクト毎に表示/非表示を切り替えることができます。
重要度の高いプロジェクトのみを一時的にアクティブにしておくことで、優先度の高い事案に注力することができます。
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エリア
進行中の仕事にはエリア(責任範囲)があります。例えば、仕事についての責任、家族内での役割、健康などの自分に対する責任などが考えられます。
Thingsを使えば、責任に応じて生活と仕事のバランスを取ることができます。
エリアを使用することで、責任に基づいたグループ分けをプロジェクトとToDoの両方に対しておこなうことができます。
連絡先
仕事仲間やチームメイトにToDoを委託できます。

iCalとのシンクロ
iCalとのシンクロができますので、ToDoを全組織的に管理できます。
同期のセットアップをおこなうと、iCalやMailなど、システムワイドなToDoサービスをサポートしている他のアプリケーションからThingsのToDoにアクセスすることができるようになります。また、これらのアプリケーションで入力したToDoも、Thingsで使用することができます。
※Mac OS X 10.5以上が必要
iPhoneとのシンクロ
iPhone版及びiPod touch版のThingsとも、ローカルのWi-Fiネットワークを通じて同期することができます。
※iPhone/iPod touch版のThingsはApp Storeから購入できます。
テクニカルサポート
Thingsから直接テクニカルサポートへバグレポートが送れます。


□使い方 その1

「タグ」「プロジェクト」「エリア」の使い方
「タグ」「プロジクト」「エリア」は、データを体系化するためのThingsの機能です。

タグ
例:「トイレの洗面台を修理する」というToDoの場合
コンピューターを使ってToDoを管理するには、情報をもっと明確にする必要があります。したがって、このToDoには「家庭」というタグを付けることにします。また、洗面台の修理は初めてという場合には、きっと時間もかかるでしょう。よって、「チャレンジ」というタグも追加することにします。 ある週末、特に予定もなく家に居て、時間も体力も余裕があったとします。その様な時、取り組むべき課題を明確にするために、沢山のToDoリストの中から「家庭」及び「チャレンジ」のタグを使って該当するものを絞り込みます。そこには「トイレの洗面台を修理する」というToDoが表示されます。
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プロジェクト
プロジェクトとは、単一の活動では完成することのできない複雑なToDoと考えることができます。プロジェクトの重要な要素は以下の通りです。
一般的に、ToDoの順序に意味があります。
プロジェクトは完了することができます。
完了したプロジェクトはThingsの自動クリーンアップ機能によってログブックに移動されます。
プロジェクト内の完了したToDoは自動的には移動されません。
プロジェクトを「予定済」または「未定」リストに表示することができます。
Thingsでは、プロジェクトを複数のToDoで構成します。プロジェクトの下に表示されているToDoリストはドラッグアンドドロップで表示順序を変更することができます。この操作は、フォーカスリストの「次」リストにも連動します。また、「次」リストに表示するToDoの件数も設定することができます(コミットメントレベルの管理)。
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エリア(責任範囲)
エリアを使用して、望ましい成果について検討するのではなく、どのような水準を維持したいのかを考えます。例えば、仕事についての責任、家族内での役割、健康などの自分に対する責任などが考えられます。範囲のプロパティは以下の通りです。
「エリア」は完了することができません。
「エリア」にはプロジェクトとToDoを混在させることができます。
「エリア」内の完了したアイテムはログブックに移動されます。
「エリア」内のアイテムは「予定済」リスト及び「未定」リストに表示することができます。

□使い方 その2
ToDoのノートからファイルを参照
Things内のToDoには、ローカルファイル/Webサイト/Eメールメッセージへのハイパーリンクも含めることができます。

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例えば、「庭に花を植える」というToDoの場合では、「花の育て方を解説したドキュメントファイル」「花を撮影したデジカメの画像ファイル」「道具を購入するためのネットショップのWebページ」などが関連するものとして挙げられます。

これらを関連付けるには、そのファイルやショートカットファイルのアイコンをThingsにドラッグアンドドロップするだけです。

ToDoのノートにハイパーリンクが埋め込まれ、ダブルクリックをするだけで当該のファイルを参照したりWebサイトへのアクセスが可能になります。

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❒ 転載終わり


他のかたのブログ・エントリーにThingsの使い方などが詳しく説明されているのでリンクを貼っておきます


フリーランスの話のタネ GTD管理アプリThingsの使い方
http://digitalnetcreate.com/blog/mac/things/







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